找 AI 廠商前先寫什麼？用一頁需求讓報價能比較
不同廠商各自理解需求，報價就容易變成不同服務的比較。先提供使用情境、資料條件與交付要求，讓對方回覆同一組問題，才能知道價差來自哪裡。
說明現況與預期成果
寫出目前誰做、用什麼材料、結果交給誰，以及最想改善的問題。避免只寫要智能化或提升效率；例如每週整理回饋為可追溯分類表，會比抽象目標容易討論。
列清這次範圍
哪些系統需要連接、哪些只先產生草稿、是否涉及對外動作，都應分開。尚未確定的需求標為待討論，不將所有想法混成必須完成項目，讓供應商各自猜工作量。
提供一致的回覆格式
請各家分別說明方法、必要前提、交付物、驗收、維護與排除項目。若有示範資料，使用可分享版本。對方提出不同方案時，要求說明差異與限制，而不只交一個總價。
確認誰有權變更需求
指定主要窗口與確認方式，新增需求需記錄對時程及費用的影響。提案階段的構想不等於已承諾交付；將正式採用內容寫入適當文件，再進入執行。
現在可以做的小練習
為客服草稿助手寫一頁需求，明列只產生草稿、不直接回覆，並要求廠商列出驗收與維護方式。