AI 寫 SOP：從實際操作整理成能照做的步驟
SOP 常失效在省略熟手覺得理所當然的步驟。與其讓 AI 憑空寫一份標準流程，不如先記錄一次真正的操作，再整理出輸入、動作、完成條件與例外處理。
先選範圍小的任務
例如整理活動報名資料，不要一次寫整個行銷部門的工作。記錄開始前需要什麼、由誰執行、結果交給誰。若流程有不同分支，先把最常見情況寫清楚，再補例外。
每一步使用可觀察動作
把「確認無誤」改成核對哪個欄位與哪份資料。提示詞要求動作、輸入、產出和判斷條件分開，資訊不足標示待補。不能因為需要完整格式，就讓 AI 自行補出公司沒有的制度。
加入停下來詢問的條件
遇到重複資料、缺欄位或未核准變更時，應找誰確認。涉及付款、寄送或刪除的步驟，要明確指出相應權限與核對。不是每個例外都該自動繼續往下跑。
讓沒做過的人試一次
觀察對方卡在哪裡，再修改步驟或補示例。記錄版本、維護人與最後核對日期；實際系統改版後再檢查。能被新同事正確執行，比文件看起來像正式手冊更重要。
現在可以做的小練習
記錄一次公開資料整理工作，寫五個操作步驟與兩個應停下來確認的情況。