AI 寫 Email 教學：從催進度、回覆客訴到合作邀請
最花時間的信，往往不是不知道要說什麼，而是希望事情說清楚、關係也顧好。AI 可以協助整理語氣與結構；你要提供的是正確事實，以及這封信希望對方完成的下一個動作。以下用虛構工作情境示範，不代表任何工具的實測成效。
動筆前，先填好五個欄位
把收件人關係、事情背景、已確認事實、希望對方採取的行動，以及回覆期限分開列出。例如催交設計稿，已確認事實可以是「原約定週二交稿，截至週三上午尚未收到」；希望行動是「請回覆目前進度與可交付日期」。若沒有新的交期共識，就不要要求 AI 自行寫成「請明天交件」。它可以幫忙寫信，不能替雙方補簽約定。
催進度：給對方一個容易回答的問題
可使用這段提示詞：「依下列事實，寫一封給合作設計師的進度確認信。語氣友善而清楚，正文 150 字內，包含原約定時間、目前狀態，以及請對方回覆進度與預計交期。不得新增責備、賠償或尚未同意的承諾。」虛構成稿可以是：「想跟你確認這次設計稿的進度。原先約定週二提供，目前尚未收到；方便回覆目前完成狀況及預計可提供的日期嗎？我們會據此安排後續審稿，謝謝。」對方若正遇到困難，也有空間說明。
客訴回覆：先確認問題，別自動送出補償
把客戶描述與公司已查證的內容分成兩欄。提示詞可寫：「先表達理解，再整理目前確認的情況，最後提出需要補充的資料。退款、折扣、責任歸屬若沒有核准，請列為內部待確認，不要寫進對外正文。」例如客戶說沒收到貨，不能直接推論包裹遺失；可先請對方提供查件所需的必要資訊，並依公司流程交由負責人處理。核對姓名、訂單與聯絡方式時，避免把整份客戶名單貼入未經公司允許的工具。
合作邀請：把對方需要做的事縮小
第一次聯絡可採「為何找你、合作構想、下一步」三段式。請 AI 依已知資料起草，避免虛構對方成就或假裝長期追蹤。下一步可以是詢問是否願意收到一頁提案，而非一次要求開會、報價、交企劃。範例提示詞：「寫給初次接觸的講師，介紹我們規劃的 AI 工作應用分享，詢問是否願意先看主題方向。尚未確認日期與預算，請不要自行填入。」
寄出前，分別檢查事實與語氣
先遮住漂亮句子，只看人名、日期、數字、附件與承諾；再讀一次，確認是否清楚說出期待的行動。最後確認收件人與附件版本。Anthropic 的 AI Fluency 課程將說明任務與辨識產出列為協作能力；本文的寄信流程是本站延伸設計。對外寄信仍由你或指定同事確認，尤其不能因為草稿很順，就省略事實核對。
現在可以做的小練習
挑一封已去除個資的舊信，先自己寫下「希望對方做什麼」，再請 AI 改寫兩版。選出行動最清楚的一版，檢查它有沒有多答應任何事。