AI 協助檔案命名：讓日期、版本與用途一眼看懂
檔案叫「最終版再改」時，AI 也很難知道哪份可以用。先約定簡單命名規則與資料夾用途，再用工具協助產生新名稱，比一次大搬家更容易避免連結和版本混亂。
只保留真的用得到的欄位
名稱可包含專案、內容類型、日期與版本，例如活動簡報的草稿與核准稿分開。先問同事通常怎麼找檔案，再決定欄位順序；命名規則太長，最後往往沒有人完整遵守。
先列對照表，不直接改名
請 AI 按規則產生舊路徑、新名稱與待確認原因。相同新名稱應停下來處理，不能覆蓋。無法從內容判斷日期時保留未知，不把檔案複製時間誤當內容發布時間。
挑小範圍試行
先在副本整理一個專案，測試排序、搜尋與連結是否仍正常。有人使用中的共用文件先協調；外部已分享的連結也要確認，不能只因為本機開得了就視為交接完成。
把規則放在大家找得到的地方
用幾個正確範例和例外說明即可，不必寫成複雜制度。指定誰確認核准版本、何時封存舊稿。保留改名前後對照，之後若同事找不到文件，能快速知道它被放到哪裡。
現在可以做的小練習
替十個虛構檔名建立新舊對照，刻意加入兩個同名結果，寫下如何避免覆蓋。