企業資料準備好了嗎？導入 AI 前先看來源、格式與負責人
資料很多，不代表可以直接用。若同一個產品有三份不同說明、沒有人知道哪份有效，導入工具後仍會遇到相同問題。先完成一小批資料的可用性檢查，再評估擴大。
先限定這次需要哪些資料
依試行任務列出必要文件，不把整個雲端硬碟都當輸入。記錄來源、用途、存放位置與負責人，確認是否允許在這個情境使用。無人能說明來歷的材料先列待確認。
檢查格式與內容是否可讀
抽查掃描文字、表格欄位、單位與日期，確認解析後順序正確。內容缺漏與格式問題分開記錄；轉成另一種檔案格式，不會自動補上原本不存在的事實。
處理衝突與過期資訊
同一問題有不同答案時，交由業務負責人決定有效版本。舊資料可保留供查核，但應有清楚狀態。別要求 AI 以文筆或檔名猜哪份是權威來源。
以小批成果決定下一步
選少量文件跑完整整理流程，記下清理、確認與維護所需時間。若每份都需大量人工判斷，將這項成本納入規劃。資料準備不是上線前一次性的清掃，後續仍需要負責人。
現在可以做的小練習
挑十份文件，填來源、有效版本、使用範圍與負責人；將缺一項的先放待確認清單。